การติดตามผลและประเมินผลการนิเทศ

[เลิศชาย ปานมุข]

แนวคิดเกี่ยวกับการติดตามและประเมินผล

            การติดตามและประเมินผล จะเรียกสั้น ๆ ว่า ระบบการติดตามและประเมินผล นับเป็นสิ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งที่จะช่วยให้ผู้ดำเนินโครงการทราบ ว่าโครงการนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ เป้าหมายที่ต้องการมากน้อยเพียงใด ดำเนินการประสบความสำเร็จ มีประสิทธิภาพหรือไม่ ผลจากการติดตามและประเมินผล จะให้ข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จ จุดแข็ง จุดอ่อน และแนวทางในการปรับปรุงแก้ไขการดำเนินงาน ช่วยให้การบริหารแผนงานและโครงการมีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น ระบบการติดตามและประเมินผลจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งในการบริการแผนงานและ โครงการ เพราะในวงจรบริหารแผนงานและโครงการ ประกอบด้วย การวางแผน (Planning) การปฏิบัติตามแผน (Implementation) การควบคุม (Control) และการประเมินผล (Evaluation) ถ้าขาดส่วนหนึ่งส่วนใด หรือส่วนหนึ่งส่วนใดขาดประสิทธิภาพก็จะส่งผลต่อประสิทธิภาพของการบริหารแผน งานและโครงการทั้งหมด

ความหมายของการติดตามและประเมินผล

            การติดตามและประเมินผล  มีคำซึ่งมีความหมายเฉพาะตัวที่แยกจากกันได้ชัดเจน  แต่ในการดำเนินงานหรือจัดกิจกรรมแล้วมีความสัมพันธ์กันค่อนข้างใกล้ชิด  จนทำให้เกิดความสับสนอยู่เสมอ คือ คำว่า  ติดตาม  (Monitoring) และคำว่า ประเมินผล (Evaluation) ทั้งสองคำดังกล่าวมีวิธีทำงานที่แตกต่างกัน คือ การติดตาม เป็นพฤติกรรมที่มีลักษณะต่างจากการประเมินผลดังนี้
               1. การติดตาม เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลปฏิบัติงานตามแผน  ซึ่งมีการกำหนดไว้แล้ว เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจ  แก้ไข ปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผน หรือกำหนดวิธีการดำเนินงานให้เกิดผลดียิ่งขึ้น ดังนั้น จุดเน้นที่สำคัญของการติดตาม คือ การปฏิบัติการต่าง ๆ เพื่อการตรวจสอบ ควบคุม กำกับ การปฏิบัติงานของโครงการ
               2. การประเมินผล เป็นกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ และนำผลมาใช้ในการเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพของการดำเนินโครงการ
               3. การติดตาม จะเกิดขึ้นในขณะที่โครงการกำลังดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้ ส่วนการประเมินจะเกิดขึ้นในทุกขั้นตอนของโครงการ นับตั้งแต่ก่อนตัดสินใจจัดทำโครงการ ในขณะดำเนินงานในช่วงระยะต่าง ๆ และเมื่อโครงการดำเนินงานเสร็จแล้ว หรือประเมินผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ
               4. การประเมินผล บางมิตินำมาใช้ในการประเมินความสำเร็จของโครงการ  การว่าบรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของโครงการที่ตั้งไว้หรือไม่ มีปัญหา อุปสรรคอะไรบ้าง
               5. ความแตกต่างและส่วนที่ซ้ำซ้อนกันของการติดตามและประเมินผล คือ การติดตาม (Monitoring) เป็น การเก็บรวบรวมข้อมูลที่แสดงให้เห็นว่า ได้มีการดำเนินการในขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการที่กำหนดได้อย่างไร ข้อมูลที่ได้จะนำมาประกอบเป็นเครื่องมือ ควบคุม กำกับ การดำเนินงานในขณะปฏิบัติโครงการโดยตรง ทั้งในด้านปัจจัย (Input) ด้านกระบวนการดำเนินงาน (Process) และด้านผลผลิต (Output) สำหรับ การประเมินผล (Evaluation) มีขอบข่ายกว้างขวาง ขึ้นอยู่ว่าจะประเมินในขั้นตอนใดของโครงการ เช่น ก่อนเริ่มโครงการ ขณะดำเนินโครงการซึ่งอาจดำเนินการเป็นช่วง เป็นระยะต่าง ๆ เช่น ทุก 3 เดือน ทุก 6 เดือน ทุกปี ประเมินเมื่อโครงการดำเนินงานไประยะครึ่งโครงการ เป็นต้น หรือเป็นการประเมินผลเมื่อโครงการดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว

การติดตาม

           ในการวางแผนและการบริหารงานใด ๆ ก็ตาม การจัดระบบเพื่อให้ใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารของผู้บริหาร เป็นสิ่งที่จำเป็นจะต้องจัดให้มีขึ้นรองรับการบริหารงานนั้น ๆ เพื่อให้มีการนำแผนออกปฏิบัติ ดังนั้น การจัดระบบให้เหมาะสม จึงเป็นสิ่งจำเป็น ระบบนี้เรียกว่า ระบบการวางแผน  และการบริหาร ซึ่งประกอบด้วยระบบย่อย ๆ ที่สำคัญ ๆ ดังต่อไปนี้

           ในส่วนที่ว่าด้วย ระบบการติดตามและประเมินผล มีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับการบริหาร ดังนั้น การดำเนินการติดตาม และประเมินผล จึงเริ่มด้วยการจัดระบบและวางแผนการติดตามประเมินในรูปแผนติดตามและประเมิน แล้วดำเนินการตามที่กำหนดไว้ โดยเฉพาะในด้านการติดตามและประเมินแต่ละด้าน ดังนี้

จากระบบดังกล่าวจะเห็นได้ว่า ในการบริหารการติดตามและประเมินผลจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดและการดำเนินการเกี่ยวกับ
          1)  แผนการติดตามควบคุมและกำกับงาน (Monitoring and Control Plan)
          2)  แผนหรือกระบวนการรายงาน  (Reporting Plan)
          3)  แผนการประเมิน  (Evaluation Plan)

วิธีการติดตาม

            วิธีการดำเนินการติดตาม มีดังต่อไปนี้

            จากแผนภูมินี้จะแสดงให้เห็นว่าการติดตาม มีจุดเน้นสำคัญอยู่ที่ปัจจัย  กิจกรรมการดำเนินงานและผลงานหรือผลผลิตว่า แต่ละด้านเป็นอย่างไร ได้มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้หรือไม่ ถ้าไม่มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้ ผลของการปฏิบัติจริงเป็นอย่างไร แตกต่างจากที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด ทั้งในด้านปริมาณ คุณภาพ เวลา และลักษณะเฉพาะอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจะเป็นประมวลข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้ไม่อาจปฏิบัติ การได้ตามที่ได้วางแผนไว้

การติดตามด้านปัจจัย

             ในด้านปัจจัยจะพบว่าปัจจัยสำคัญ ๆ ในการปฏิบัติงานโครงการต่าง ๆ มักจะเป็นเรื่องดังต่อไปนี้
               1)  บุคลากร
               2)  งบประมาณ
               3)  วัสดุอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานหรือการบริหาร
               4)  นโยบายจากหน่วยที่เกี่ยวข้องและนโยบายเฉพาะอย่างสำหรับงานหรือโครงการนั้น
               5)  การจัดการ

              การติดตามทางด้านปัจจัยจะเป็นการติดตามเพื่อตรวจสอบว่า การจัดปัจจัยในการดำเนินงานเป็นไปตามที่กำหนดไว้หรือไม่ ตรงกับประเภท จำนวน และลักษณะคุณภาพที่กำหนดไว้เพียงใด ได้รับอัตรากำลังคนเข้าร่วมปฏิบัติงานตามช่วงระยะเวลาที่กำหนดให้หรือไม่ ตรงกับประเภท จำนวน และลักษณะทางคุณภาพที่กำหนดไว้เพียงใด ได้รับงบประมาณ วัดสุอุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานตามเวลาที่ต้องการหรือไม่ มีการเตรียมการด้านการบริหารหรือการจัดการตามกำหนดหรือตามนโยบายหรือไม่ อย่างไร
              โดยสรุป ในด้านการติดตาม จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานและปรับปรุงการดำเนินงานตามแผนงาน ที่ได้กำหนดไว้โดยตรง ข้อกำหนดด้านข้อมูลสารสนเทศและรายละเอียดในรายงานต่าง ๆ เป็นไปเพื่อช่วยให้ฝ่ายปฏิบัติทราบได้ว่า มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้ในแผนงานหรือไม่ ผลการปฏิบัติเป็นอย่างไร ต้องแก้ไขปรับปรุงในเรื่องใด ด้วยวิธีการอย่างไร ช่วยให้ฝ่ายอำนวยการและฝ่ายนโยบายทราบว่า ผลการปฏิบัติงานตามเป้าหมายเป็นอย่างไร สอดคล้องกับนโยบายและจุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายที่ต้องการเพียงใด ควรกำหนดวิธีการปรับปรุงแก้ไขอย่างใดในส่วนไหนของระบบงาน

การจัดระบบติดตาม

            เพื่อให้ระบบการติดตามดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
              1. กำหนดสายงานและภารกิจการติดตามควบคุมกำกับว่า สายงานทั้งระบบเป็นอย่างไรแต่ละระดับ เช่น ระดับนโยบาย ระดับอำนวยการ ระดับการประสานงาน และระดับปฏิบัติการ ในแต่ละส่วนจะต้องรับผิดชอบงานด้านการติดตาม ควบคุม กำกับอย่างไร ข้อมูลและรายงานใดจะต้องมาจากระดับไหน ถึงหน่วยระดับใดโดยเฉพาะ
              2. กำหนดตำแหน่งหรือตัวบุคลากรผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรายงาน จัดทำรายงาน และออกข้อกำหนดในการแก้ไขปรับปรุง
              3. กำหนดแบบฟอร์มการจัดทำรายงานเฉพาะจากหน่วยที่จะต้องจัดทำรายงาน และแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับการแจ้งข้อกำหนดการเปลี่ยนแปลงแก้ไขปรับปรุง สำหรับหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบงานนั้น ๆ โดยตรง ซึ่งข้อกำหนดเรื่องข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ สารสนเทศ และเวลาในการดำเนินงานจะแปรเปลี่ยนไปตามลักษณะงานและโครงการแต่ละงานและ โครงการ

 
อ้างอิงบทความ
อัญชลี  ธรรมะวิธีกุล: การติดตามผลและประเมินผลการนิเทศ
http://panchalee.wordpress.com/2009/07/29/monitoring-evaluation/